Автоматизація контролю ліцензій у рітейлі: як зекономити мільйони та уникнути простоїв

Проблема, з якою стикаються рітейлери

Уявіть собі одну з рітейл-мереж України з понад 250 торговими точками, розташованими у різних містах та селищах. У кожному магазині продаються алкогольні напої, що потребує спеціальної ліцензії з обмеженим терміном дії. Фінансовий департамент компанії зіштовхнувся з серйозним викликом: як ефективно контролювати актуальність сотень ліцензій, не допускаючи порушень, які могли б призвести до значних штрафів та призупинення торгівлі.

За словами CFO мережі, до впровадження автоматизованого рішення ситуація виглядала так:

"Щомісяця наша команда витрачала приблизно 60-80 годин робочого часу висококваліфікованих співробітників лише на те, щоб перевірити статус ліцензій у всіх магазинах. І навіть при такому підході ми все одно стикалися з помилками. За попередній рік компанія заплатила близько 1,5 млн грн штрафів через прострочені або некоректно оформлені ліцензії. Крім того, три магазини змушені були призупинити продаж алкогольної продукції на термін від 3 до 10 днів, що призвело до прямих втрат виручки приблизно на 900 тис. грн."

Чому виникала ця проблема?

Основні причини неефективності ручного контролю ліцензій:

1. Людський фактор. При ручній обробці сотень документів неминучі помилки через втому, неуважність або брак часу.
2. Децентралізовані дані. Інформація про ліцензії зберігалася в різних форматах та місцях: частина в Excel-таблицях, частина в паперових документах, частина в корпоративній системі.
3. Відсутність системи нагадувань. Не було налагодженого механізму, який би завчасно попереджав про наближення терміну закінчення ліцензій.
4. Складність масштабування. З відкриттям нових торгових точок навантаження на фінансовий відділ зростало пропорційно.
5. Відсутність прозорості. Керівництво не мало оперативного доступу до актуальної інформації про стан ліцензій по всій мережі.

Рішення від Іннори

Після детального аналізу бізнес-процесів клієнта команда Іннори розробила і впровадила комплексну систему роботизації контролю ліцензій на платформі UiPath, яка включає:

1. Централізована база даних ліцензій

Створено єдину цифрову базу даних, де зберігається вся інформація про ліцензії:

1. Номер ліцензії
2. Тип ліцензії
3. Дата видачі
4. Термін дії
5. Назва та адреса торгової точки
6. Відповідальна особа
7. Скани оригінальних документів

2. Система автоматичних нагадувань

Впроваджено механізм сповіщень, який автоматично надсилає повідомлення відповідальним особам:

1. За 60 днів до закінчення терміну дії ліцензії
2. За 30 днів до закінчення терміну
3. За 14 днів до закінчення терміну
4. За 7 днів до закінчення терміну
5. В день закінчення терміну

Сповіщення надсилаються через email, корпоративний месенджер та SMS, що гарантує отримання інформації всіма зацікавленими сторонами.

3. Інтелектуальна перевірка документів

Розроблено алгоритм, який перевіряє коректність оформлення нових ліцензій:

1. Відповідність формату документа встановленим нормам
2. Наявність усіх необхідних реквізитів
3. Правильність зазначення адреси і назви юридичної особи
4. Відповідність виду діяльності

4. Інтерактивна аналітична панель

Створено інтуїтивно зрозумілий дашборд для керівництва, який у режимі реального часу відображає:

1. Загальну кількість діючих ліцензій
2. Кількість ліцензій, термін дії яких скоро закінчиться
3. Історію оновлень ліцензій
4. Статистику порушень
5. Прогноз витрат на оновлення ліцензій

5. Інтеграція з існуючими системами

Рішення безшовно інтегрується з корпоративною ERP-системою та системою документообігу, що забезпечує автоматичний обмін даними і виключає необхідність подвійного введення інформації.

Результати впровадження

За перший рік використання автоматизованої системи контролю ліцензій рітейл-мережа досягла вражаючих результатів:

Економічний ефект:

1. Зменшення штрафів на 95%. Загальна сума штрафів за рік склала лише 75 тис. грн проти 1,5 млн грн у попередньому році.
2. Відсутність простоїв. Жодна торгова точка не призупиняла продаж алкогольної продукції через проблеми з ліцензіями.
3. Економія робочого часу. Час, що витрачається на контроль ліцензій, скоротився з 60-80 годин до 5-7 годин на місяць.

Операційні покращення:

1. Підвищення прозорості. Керівництво отримало повний контроль над процесом і доступ до актуальної інформації.
2. Масштабованість. Система легко адаптується до зростання мережі – додавання нових торгових точок не вимагає додаткових ресурсів для контролю ліцензій.
3. Стандартизація процесів. Всі підрозділи працюють за єдиним алгоритмом, що спрощує навчання нових співробітників і підвищує якість роботи.

Загальна річна економія:

За консервативними оцінками, загальна економія від впровадження системи автоматизації контролю ліцензій склала понад 2,5 млн грн, включаючи:

1. 1,425 млн грн на зменшенні штрафів
2. 900 тис. грн на уникненні простоїв
3. 200+ тис. грн на економії робочого часу висококваліфікованих співробітників

Коментар клієнта

"Автоматизація контролю ліцензій від Іннори повністю трансформувала нашу роботу. Це рішення не просто заощадило нам гроші – воно змінило підхід до роботи з документами і значно знизило рівень стресу у фінансовому департаменті. Тепер ми можемо зосередитися на стратегічних завданнях, не відволікаючись на рутинну перевірку документів. Особливо вражає, наскільки швидко система окупила себе – фактично за перші 3-4 місяці використання." – Фінансовий директор рітейл-мережі.

Особливості впровадження

Процес роботизації контролю ліцензій на платформі UiPath зайняв усього 8 тижнів і включав наступні етапи:

1. Аналіз і документування бізнес-процесів:- Детальний аудит поточних процесів контролю ліцензій- Створення діаграм процесів для автоматизації (Process Design Documents)- Виявлення проблемних зон і визначення вимог до робота
2. Розробка робота:- Програмування логіки робота для обробки ліцензій- Налаштування розпізнавання документів через RaccoonDoc- Створення системи сповіщень і нагадувань
3. Інтеграція та налаштування:- Підключення до існуючих інформаційних систем клієнта- Налаштування UiPath Orchestrator для керування роботом- Створення інформаційної панелі для моніторингу статусу ліцензій
4. Тестування і впровадження- Випробування робота на пілотній групі торгових точок- Навчання персоналу взаємодії з роботизованою системою- Повноцінний запуск і масштабування на всю мережу

Висновки

Кейс роботизації контролю ліцензій у великій рітейл-мережі на платформі UiPath демонструє, як RPA-технології можуть трансформувати рутинні процеси та принести значну економічну вигоду і операційні покращення.

Ключові уроки цього проєкту:

1. Роботизація рутинних операцій є не просто оптимізацією, а необхідністю для бізнесу, що масштабується, особливо коли йдеться про процеси з високими ризиками помилок.
2. Використання готової RPA-платформи (UiPath) дозволяє швидко впроваджувати рішення без розробки складних систем з нуля.
3. Превентивний підхід до комплаєнсу через налаштування автоматичних нагадувань ефективніший, ніж реагування на вже виниклі проблеми.
4. Інтеграційні можливості UiPath забезпечують безшовне підключення до існуючих систем без необхідності їх суттєвої модифікації.
5. Гнучкість і масштабованість рішення дозволяє швидко адаптуватися до змін у бізнес-процесах або законодавстві.

Подібні RPA-рішення на платформі UiPath можуть бути швидко адаптовані для інших сфер бізнесу, де потрібен регулярний контроль документів з обмеженим терміном дії: сертифікатів якості, дозволів на будівництво, патентів, страхових полісів тощо. Використання RPA-технологій дозволяє впроваджувати такі рішення без глибокої інтеграції в існуючі системи та без залучення значних ІТ-ресурсів.

Зацікавились?

Якщо у вашому бізнесі є схожі виклики, пов'язані з контролем документів або інших рутинних процесів – зв'яжіться з нами для консультації. Команда Іннори допоможе автоматизувати критично важливі бізнес-процеси та перетворити їх з джерела ризиків на конкурентну перевагу.

📞 +380 (50) 444-13-39 📧 hello@innora.com.ua 🌐 www.innora.com.ua