Автоматизація контролю ліцензій у рітейлі: як зекономити мільйони та уникнути простоїв
Проблема, з якою стикаються рітейлери
Уявіть собі одну з рітейл-мереж України з понад 250 торговими точками, розташованими у різних містах та селищах. У кожному магазині продаються алкогольні напої, що потребує спеціальної ліцензії з обмеженим терміном дії. Фінансовий департамент компанії зіштовхнувся з серйозним викликом: як ефективно контролювати актуальність сотень ліцензій, не допускаючи порушень, які могли б призвести до значних штрафів та призупинення торгівлі.
За словами CFO мережі, до впровадження автоматизованого рішення ситуація виглядала так:
"Щомісяця наша команда витрачала приблизно 60-80 годин робочого часу висококваліфікованих співробітників лише на те, щоб перевірити статус ліцензій у всіх магазинах. І навіть при такому підході ми все одно стикалися з помилками. За попередній рік компанія заплатила близько 1,5 млн грн штрафів через прострочені або некоректно оформлені ліцензії. Крім того, три магазини змушені були призупинити продаж алкогольної продукції на термін від 3 до 10 днів, що призвело до прямих втрат виручки приблизно на 900 тис. грн."
Чому виникала ця проблема?
Основні причини неефективності ручного контролю ліцензій:
- Людський фактор. При ручній обробці сотень документів неминучі помилки через втому, неуважність або брак часу.
- Децентралізовані дані. Інформація про ліцензії зберігалася в різних форматах та місцях: частина в Excel-таблицях, частина в паперових документах, частина в корпоративній системі.
- Відсутність системи нагадувань. Не було налагодженого механізму, який би завчасно попереджав про наближення терміну закінчення ліцензій.
- Складність масштабування. З відкриттям нових торгових точок навантаження на фінансовий відділ зростало пропорційно.
- Відсутність прозорості. Керівництво не мало оперативного доступу до актуальної інформації про стан ліцензій по всій мережі.
Рішення від Іннори
Після детального аналізу бізнес-процесів клієнта команда Іннори розробила і впровадила комплексну систему роботизації контролю ліцензій на платформі UiPath, яка включає:
1. Централізована база даних ліцензій
Створено єдину цифрову базу даних, де зберігається вся інформація про ліцензії:
- Номер ліцензії
- Тип ліцензії
- Дата видачі
- Термін дії
- Назва та адреса торгової точки
- Відповідальна особа
- Скани оригінальних документів
2. Система автоматичних нагадувань
Впроваджено механізм сповіщень, який автоматично надсилає повідомлення відповідальним особам:
- За 60 днів до закінчення терміну дії ліцензії
- За 30 днів до закінчення терміну
- За 14 днів до закінчення терміну
- За 7 днів до закінчення терміну
- В день закінчення терміну
Сповіщення надсилаються через email, корпоративний месенджер та SMS, що гарантує отримання інформації всіма зацікавленими сторонами.
3. Інтелектуальна перевірка документів
Розроблено алгоритм, який перевіряє коректність оформлення нових ліцензій:
- Відповідність формату документа встановленим нормам
- Наявність усіх необхідних реквізитів
- Правильність зазначення адреси і назви юридичної особи
- Відповідність виду діяльності
4. Інтерактивна аналітична панель
Створено інтуїтивно зрозумілий дашборд для керівництва, який у режимі реального часу відображає:
- Загальну кількість діючих ліцензій
- Кількість ліцензій, термін дії яких скоро закінчиться
- Історію оновлень ліцензій
- Статистику порушень
- Прогноз витрат на оновлення ліцензій
5. Інтеграція з існуючими системами
Рішення безшовно інтегрується з корпоративною ERP-системою та системою документообігу, що забезпечує автоматичний обмін даними і виключає необхідність подвійного введення інформації.
Результати впровадження
За перший рік використання автоматизованої системи контролю ліцензій рітейл-мережа досягла вражаючих результатів:
Економічний ефект:
- Зменшення штрафів на 95%. Загальна сума штрафів за рік склала лише 75 тис. грн проти 1,5 млн грн у попередньому році.
- Відсутність простоїв. Жодна торгова точка не призупиняла продаж алкогольної продукції через проблеми з ліцензіями.
- Економія робочого часу. Час, що витрачається на контроль ліцензій, скоротився з 60-80 годин до 5-7 годин на місяць.
Операційні покращення:
- Підвищення прозорості. Керівництво отримало повний контроль над процесом і доступ до актуальної інформації.
- Масштабованість. Система легко адаптується до зростання мережі – додавання нових торгових точок не вимагає додаткових ресурсів для контролю ліцензій.
- Стандартизація процесів. Всі підрозділи працюють за єдиним алгоритмом, що спрощує навчання нових співробітників і підвищує якість роботи.
Загальна річна економія:
За консервативними оцінками, загальна економія від впровадження системи автоматизації контролю ліцензій склала понад 2,5 млн грн, включаючи:
- 1,425 млн грн на зменшенні штрафів
- 900 тис. грн на уникненні простоїв
- 200+ тис. грн на економії робочого часу висококваліфікованих співробітників
Коментар клієнта
"Автоматизація контролю ліцензій від Іннори повністю трансформувала нашу роботу. Це рішення не просто заощадило нам гроші – воно змінило підхід до роботи з документами і значно знизило рівень стресу у фінансовому департаменті. Тепер ми можемо зосередитися на стратегічних завданнях, не відволікаючись на рутинну перевірку документів. Особливо вражає, наскільки швидко система окупила себе – фактично за перші 3-4 місяці використання." – Фінансовий директор рітейл-мережі.
Особливості впровадження
Процес роботизації контролю ліцензій на платформі UiPath зайняв усього 8 тижнів і включав наступні етапи:
- Аналіз і документування бізнес-процесів:- Детальний аудит поточних процесів контролю ліцензій- Створення діаграм процесів для автоматизації (Process Design Documents)- Виявлення проблемних зон і визначення вимог до робота
- Розробка робота:- Програмування логіки робота для обробки ліцензій- Налаштування розпізнавання документів через RaccoonDoc- Створення системи сповіщень і нагадувань
- Інтеграція та налаштування:- Підключення до існуючих інформаційних систем клієнта- Налаштування UiPath Orchestrator для керування роботом- Створення інформаційної панелі для моніторингу статусу ліцензій
- Тестування і впровадження- Випробування робота на пілотній групі торгових точок- Навчання персоналу взаємодії з роботизованою системою- Повноцінний запуск і масштабування на всю мережу
Висновки
Кейс роботизації контролю ліцензій у великій рітейл-мережі на платформі UiPath демонструє, як RPA-технології можуть трансформувати рутинні процеси та принести значну економічну вигоду і операційні покращення.
Ключові уроки цього проєкту:
- Роботизація рутинних операцій є не просто оптимізацією, а необхідністю для бізнесу, що масштабується, особливо коли йдеться про процеси з високими ризиками помилок.
- Використання готової RPA-платформи (UiPath) дозволяє швидко впроваджувати рішення без розробки складних систем з нуля.
- Превентивний підхід до комплаєнсу через налаштування автоматичних нагадувань ефективніший, ніж реагування на вже виниклі проблеми.
- Інтеграційні можливості UiPath забезпечують безшовне підключення до існуючих систем без необхідності їх суттєвої модифікації.
- Гнучкість і масштабованість рішення дозволяє швидко адаптуватися до змін у бізнес-процесах або законодавстві.
Подібні RPA-рішення на платформі UiPath можуть бути швидко адаптовані для інших сфер бізнесу, де потрібен регулярний контроль документів з обмеженим терміном дії: сертифікатів якості, дозволів на будівництво, патентів, страхових полісів тощо. Використання RPA-технологій дозволяє впроваджувати такі рішення без глибокої інтеграції в існуючі системи та без залучення значних ІТ-ресурсів.
Зацікавились?
Якщо у вашому бізнесі є схожі виклики, пов'язані з контролем документів або інших рутинних процесів – зв'яжіться з нами для консультації. Команда Іннори допоможе автоматизувати критично важливі бізнес-процеси та перетворити їх з джерела ризиків на конкурентну перевагу.
📞 +380 (50) 444-13-39 📧 hello@innora.com.ua 🌐 www.innora.com.ua