Інтелектуальна обробка документів | Розробити vs Купити

Багато хто очікує, що штучний інтелект докорінно змінить індустрію обробки та розпізнавання документів. Однак, такі сподівання часто базуються на хибних уявленнях.

Виникає думка: "Розробимо власну інтелектуальну платформу для обробки документів і зекономимо кошти компанії. Наскільки це може бути складно?"

Можливо, ви запитуєте: "Чому ми повинні купувати ваш продукт, якщо наша команда розробників може створити його на базі OpenAI чи інших великих мовних моделей?"

Це слушне запитання.

Коротка відповідь: Інтелектуальна обробка документів (IDP) — це набагато більше, ніж здається на перший погляд. Рішення IDP охоплює весь життєвий цикл обробки документів від початку до кінця.

Питання, які варто поставити перед прийняттям рішення

Перш ніж зробити вибір, ретельно проаналізуйте свої сценарії використання IDP, зважте всі плюси та мінуси. Визначте, який варіант забезпечить найкращу рентабельність інвестицій, продуктивність та швидку окупність.

Задайте собі такі запитання:

1. Чи є розробка рішення IDP стратегічним пріоритетом для вашого бізнесу?
2. Чи можете ви економічно ефективно створити власне рішення?
3. Чи маєте ви доступні внутрішні ресурси?
4. Чи володієте ви необхідним технічним досвідом для розробки?
5. Чи зможете ви створити та розгорнути рішення протягом 1-2 місяців?
6. Чи здатні ви довгостроково підтримувати розроблене рішення?
7. Чи зможе ваше рішення адаптуватися до майбутніх потреб та технологічних змін?

На перший погляд, це може здаватися нескладним, і виникає спокуса спробувати.

Давайте детальніше розглянемо функціональність, яку вам потрібно буде розробити.

Можливості платформи IDP

Функціональність, яку вам доведеться розробити, підтримувати та вдосконалювати:

• Прийом документів: Необхідно створити інфраструктуру, здатну приймати документи з різних каналів — електронної пошти, сканерів, EDI/електронних рахунків-фактур, SFTP, API тощо. Система повинна забезпечувати фільтрацію та попередню обробку вхідних документів.
• Верифікація даних: Необхідно розробити інтуїтивний інтерфейс користувача для перевірки та коригування даних. Інтерфейс має підтримувати складні завдання, такі як обробка детальних рядків у документах обсягом понад 10 сторінок, великі таблиці і т.д.. Важливо забезпечити контроль доступу для різних ролей користувачів.
  
• Безперервне навчання ML моделей: Необхідно побудувати надійний процес збору, навчання та валідації даних, щоб гарантувати постійну точність системи. Це включає механізми зворотного зв'язку та автоматичного оновлення моделей.
  
• Підтримка структурованих форматів: Створити окремі процеси для роботи з різними форматами файлів — PDF, PNG, JPEG, JSON, XML, UBL тощо, поряд із традиційними неструктурованими документами. Це забезпечить універсальність та гнучкість системи.
  
• Бізнес-логіка: Інфраструктура повинна мати можливість застосовувати бізнес-правила та логіку до кожного оброблюваного документа, та до кожного окремого поля. Це гарантує, що лише дійсні та відповідні транзакції та дані потрапляють у вашу систему для подальшого опрацювання.
  
• Зіставлення даних: Розробити функціонал для автоматизованої перехресної перевірки з вашими основними даними, такими як довідники постачальників, каталоги товарів та інші довідники. Це допоможе уникнути помилок та підвищить точність обробки.
  
• Інтеграція та масштабованість: Забезпечте безперебійну двосторонню інтеграцію в режимі реального часу з вашими корпоративними системами, такими як SAP та інші ERP-системи. Система повинна бути здатна масштабуватися відповідно до зростання бізнесу та обсягів даних.
  
• Архівування та пошук: Реалізувати систему управління архівом оброблених документів з можливістю швидкого пошуку та відновлення. Це важливо для аудиту, відповідності нормативним вимогам та внутрішнього контролю.
  
• Безпека: Забезпечити високий рівень безпеки на кожному етапі процесу обробки. Це включає шифрування даних, автентифікацію користувачів, контроль доступу та моніторинг безпеки.
  
• Звітність та аналітика: Створити інструменти для генерації звітів та проведення аналітики, які допоможуть відстежувати ефективність процесів та приймати обґрунтовані бізнес-рішення.
  
• Відповідність нормативним вимогам: Система повинна відповідати актуальним стандартам та регуляторним вимогам у сфері обробки даних та конфіденційності, та галузевим регламентам.
  
• Модульність та кастомізація: Розробити систему з модульною архітектурою, що дозволить легко додавати нові функції та налаштовувати існуючі під специфічні потреби вашого бізнесу.
  
• Підтримка кількох мов та локалізація: Забезпечити можливість обробки документів на різних мовах та адаптації системи до регіональних особливостей, що важливо для компаній, які працюють з іноземними контрагентами, та міжнародних компаній.
  
• Управління версіями та оновленнями: Впровадити процеси для безпечного та ефективного оновлення системи, включаючи управління версіями та тестування нових функціональностей.
  
• Підтримка користувачів та документація: Розробити ресурси для навчання користувачів, включаючи довідкові матеріали та технічну підтримку, щоб забезпечити ефективне використання системи.
  

Розробка такої комплексної платформи вимагатиме значних інвестицій у часі, ресурсах та експертизі. Вам доведеться об'єднати знання в галузях машинного навчання, обробки природної мови, системної інтеграції, кібербезпеки та управління проєктами. Масштаб цих завдань суттєво вплине на внутрішні ресурси та може відволікти від основних бізнес-цілей.

Розробка власного рішення IDP

Сьогодні деякі компанії розглядають можливість створення власного рішення для інтелектуальної обробки документів (IDP). Ринок насичений загальнодоступними великими мовними моделями (LLM) та API, що їх підтримують.

Однак розробка власної інтелектуальної системи обробки документів означає, що вам доведеться створювати кожен компонент з нуля або інтегруватися з певними рішеннями сторонніх постачальників.

Це завдання потребуватиме значних інвестицій — як фінансових, так і ресурсних. Вам знадобиться велика команда фахівців і багато часу на розробку, підтримку та постійний розвиток системи. Якщо ви — велика компанія з десятками чи сотнями розробників, які можуть відволіктися від поточних проєктів і присвятити себе створенню вашого IDP-рішення, це може бути здійсненно. Проте такі випадки є скоріше винятком, ніж правилом.

Переваги розробки власного рішення IDP

Розробляючи власне рішення для інтелектуальної обробки документів, ви отримуєте повний контроль над усіма аспектами системи — функціональні можливості, інтеграції, масштабування — усе налаштовується відповідно до ваших бізнес-цілей. Ви самі вирішуєте, скільки серверів використовувати, які технології впроваджувати, які інтеграції реалізовувати.

Система буде точно відповідати вашим унікальним бізнес-процесам. Усі компоненти розробляються з урахуванням специфіки ваших робочих процесів та структури даних, що дозволяє досягти максимальної ефективності.

Крім того, власне рішення може еволюціонувати разом із розвитком вашого бізнесу. Ви маєте можливість швидко вносити зміни, додавати нові функціональності та адаптувати систему до нових вимог ринку чи внутрішніх процесів.

Додаткові переваги:

• Глибока інтеграція: Ви можете забезпечити тісну інтеграцію з внутрішніми системами, базами даних та інструментами, що використовуються в компанії, що може бути складно реалізувати з готовими рішеннями.
• Контроль безпеки та конфіденційності: Розробка власного рішення дозволяє вам повністю контролювати безпеку даних та відповідність нормативним вимогам, що є критичним у деяких галузях.
  
• Унікальні функціональності: Можливість впровадження специфічних для вашої галузі або компанії функцій, які можуть бути недоступними в комерційних рішеннях.
  

Розробка власного рішення IDP дає вам повний контроль і можливість створити інструмент, ідеально пристосований до ваших потреб. Однак варто врахувати ресурси та експертизу, необхідні для реалізації такого проєкту, щоб забезпечити його успішність та ефективність.

Недоліки розробки власного рішення IDP

1. Високі фінансові витрати: Розробка власного рішення потребуватиме значних інвестицій. Це включає наймання експертів з штучного інтелекту, придбання передових технологій та витрати на розробку. Оскільки проєкт буде крос-функціональним, внутрішні ресурси можуть бути перевантажені, що негативно вплине на інші бізнес-процеси. Додайте до цього витрати на навчання та адаптацію вашої команди до нової системи. Подумайте, як відволікання ІТ-команди на розробку IDP-рішення може вплинути на основний продукт чи послуги вашої компанії.
2. Значні часові ресурси: Розробка, програмування, планування, тестування, інтеграція та оптимізація вимагатимуть багато часу. Це може призвести до затримок у впровадженні рішення та відтермінування отримання бізнес-переваг.
3. Відповідність стандартам та безпеці: Ви будете відповідальні за реалізацію функцій безпеки та забезпечення відповідності нормативним вимогам. Чи є у вашій команді експерти, здатні гарантувати належний рівень захисту даних та відповідність стандартам, таким як GDPR або іншим галузевим регламентам?
4. Потреба у великих обсягах навчальних даних: Для ефективної роботи системи знадобиться доступ до великих та різноманітних наборів документів для навчання моделей. Це можуть бути рахунки-фактури, замовлення на закупівлю, квитанції тощо. Без достатньої кількості якісних даних система не досягне бажаної точності. Наприклад, платформа RaccoonDoc використовує три рівні навчання:
5. Попереднє навчання на великих текстових корпусах для розуміння мови.
6. Навчання на сотнях тисяч транзакційних документів з детальними анотаціями для універсального розуміння документів.
7. Постійне доопрацювання під специфічні завдання клієнтів.
8. Постійна підтримка та оновлення: Розробка системи — це лише початок. Вам доведеться постійно підтримувати її роботу: впроваджувати оновлення, виправляти помилки, додавати нові інтеграції та процеси. Це потребуватиме безперервних ресурсів та уваги з боку вашої команди.
9. Відсутність спільноти та підтримки: Ви будете єдиною компанією, яка використовує ваше індивідуальне рішення IDP. Це означає, що не буде спільноти користувачів для обміну кращими практиками, доступу до сторонніх тренінгів чи додаткових ресурсів. Усі питання та проблеми доведеться вирішувати самостійно.

Додаткові недоліки:

1. Ризик технічної заборгованості: Без належного планування та ресурсів ваш проєкт може накопичувати технічний борг, що ускладнить майбутні оновлення та масштабування системи.
2. Швидкі зміни в технологіях: Сфера штучного інтелекту та обробки документів швидко розвивається. Вам доведеться постійно відстежувати нові технології та оновлювати систему, щоб залишатися конкурентоспроможними, що може бути складно без спеціалізованої команди.
3. Можливі проблеми з якістю: Власноруч розроблене рішення може не досягти рівня стабільності та надійності, які пропонують комерційні продукти, що вже пройшли багаторівневе тестування та оптимізацію.
4. Обмежені можливості масштабування: Без досвіду у створенні масштабованих систем ви можете зіткнутися з труднощами при збільшенні обсягів даних чи розширенні функціональності.
5. Відволікання від основних бізнес-цілей: Зосередження ресурсів на розробці IDP-рішення може відвернути увагу від ключових напрямків вашого бізнесу, що може негативно вплинути на конкурентоспроможність та прибутковість.

Зважаючи на ці фактори, розробка власного рішення IDP може бути ризикованою та затратною. Важливо ретельно оцінити всі можливі виклики та ресурси, необхідні для успішної реалізації проєкту, перш ніж приймати таке рішення.

Використання готового рішення IDP

Коли ви вирішуєте придбати готове рішення для інтелектуальної обробки документів (IDP), важливо розуміти, що воно не запрацює миттєво після підключення. Будь-яка сучасна технологія потребує налаштування під ваші специфічні потреби: адаптації моделей, інтеграції з існуючими системами тощо. Проте всі ці завдання візьме на себе ваш постачальник IDP-рішення.

Переваги придбання готового рішення IDP:

• Швидке впровадження: Готові рішення типу "plug-and-play" можуть бути розгорнуті швидко та легко, мінімізуючи порушення існуючих робочих процесів. Постачальник налаштує платформу відповідно до ваших конкретних вимог, використовуючи моделі, навчені на великому обсязі даних, і забезпечить оперативне введення в експлуатацію.
• Доступ до експертних знань: Придбаваючи готове рішення, ви отримуєте не лише продукт, а й експертизу постачальника в галузі штучного інтелекту та технологій IDP. Вони розробили, протестували та постійно вдосконалюють платформу, додаючи нові функції та забезпечуючи її стабільність. Постачальник розуміє ваші сценарії використання і надасть всю необхідну підтримку для успішної інтеграції та експлуатації.
  
• Масштабованість рішення: Готове IDP-рішення може легко масштабуватися разом із зростанням вашого бізнесу та обсягів оброблюваних документів. З появою нових форматів, варіантів використання та бізнес-правил система може бути адаптована без значних зусиль.
  
• Постійна підтримка та оновлення: Працюючи з постачальником, ви отримуєте регулярні оновлення та технічну підтримку. Рішення буде постійно покращуватися, щоб відповідати вашим змінним потребам і новим технологічним викликам.
  

Недоліки придбання готового рішення:

• Можливі обмеження в кастомізації: Рівень налаштування в готовому IDP-рішенні може залежати від обраної платформи. Якщо ви працюєте з невеликими обсягами однотипних документів, багато готових продуктів можуть повністю задовольнити ваші потреби. Проте, якщо вам потрібна висока гнучкість у форматах та обсягах документів, а також можливість налаштовувати нові процеси, важливо уважно обрати платформу, яка це дозволяє. Наприклад, RaccoonDoc — одна з таких платформ, яка не має обмежень щодо кастомізації.
• Питання інтеграції: Впровадження нової технології у ваш існуючий технологічний стек може бути складним завданням. Найкраще обирати IDP-платформу, яка легко інтегрується з вашими поточними системами. Ваш постачальник повинен розуміти ваші сценарії використання, передбачати специфічні потреби та розвивати рішення разом з вами.
  

Додаткові аспекти для розгляду:

• Вартість володіння: Хоча початкові інвестиції в готове рішення можуть бути нижчими, ніж розробка власного, важливо врахувати довгострокові витрати на ліцензії, підписки та можливі додаткові послуги.
• Залежність від постачальника: Використання стороннього рішення може створити певну залежність від постачальника щодо оновлень, підтримки та розвитку продукту. Важливо обрати надійного партнера з гарною репутацією та прозорою політикою.
  
• Безпека та конфіденційність даних: Переконайтеся, що постачальник дотримується всіх необхідних стандартів безпеки та конфіденційності, особливо якщо йдеться про обробку чутливих чи конфіденційних документів. Запитайте про сертифікації, такі як ISO 27001, та відповідність регуляторним вимогам.
  
• Безпека та конфіденційність даних: Переконайтеся, що постачальник дотримується всіх необхідних стандартів безпеки та конфіденційності, особливо якщо йдеться про обробку чутливих чи конфіденційних документів. Запитайте про сертифікації, такі як ISO 27001, та відповідність регуляторним вимогам.
  
• Гнучкість у налаштуваннях: Деякі готові рішення можуть мати обмеження щодо специфічних налаштувань або вимагати додаткових витрат на кастомізацію. Важливо заздалегідь визначити, наскільки платформа відповідає вашим унікальним потребам.
  
• Підтримка та навчання персоналу:Переконайтеся, що постачальник надає достатню підтримку та ресурси для навчання вашої команди. Це забезпечить швидке освоєння системи та ефективне її використання.
  

Підсумовуючи

Придбання готового рішення IDP може стати ефективним шляхом до впровадження передових технологій обробки документів у ваш бізнес з мінімальними ризиками та витратами часу. Ви отримуєте доступ до експертних знань, масштабованої платформи та постійної підтримки. Однак важливо ретельно обрати постачальника та платформу, які відповідають вашим потребам, забезпечують необхідний рівень гнучкості, безпеки та інтеграції.

Зважте всі переваги та недоліки, враховуючи специфіку вашого бізнесу, щоб прийняти обґрунтоване рішення, яке сприятиме досягненню стратегічних цілей вашої компанії.