Програмна роботизація в операціях рітейлу на базі UiPath та RaccoonDoc: 7 ключових кейсів впровадження

Що таке RPA та IDP - і чому це працює краще, ніж «ще одна кастомізація у SAP»

• RPA (Robotic Process Automation) - програмні «роботи», що імітують дії людини в інтерфейсах та/або через API. Ми використовуємо UiPath як платформу №1 на ринку.
• IDP (Intelligent Document Processing) - інтелектуальна обробка документів. Наш продукт RaccoonDoc «розуміє» первинку, е‑ТТН, рахунки, акти, накладні, без шаблонів, за допомогою AI/LLM‑моделей та Human‑in‑the‑Loop.

Чому не вистачає лише SAP/WMS/BI? Тому що між системами завжди залишається ручна робота - копіювання, звірки, винятки, форматування, прикріплення документів. Програмні роботи якраз і «зашивають» ці проміжки без втручання в core‑код SAP і без довгих ABAP‑розробок.

Кейс №1. Обробка товарно‑транспортних накладних (ТТН)

Поточний стан процесу:

• Тривалість обробки: 30-40 хвилин на документ
• Рівень помилок: до 15%
• Затримка оприбуткування: 2-4 години

Як працює робот:

1. RaccoonDoc отримує ТТН з електронної пошти або сканованих копій
2. RaccoonDoc виконує інтелектуальне розпізнавання всіх полів документа
3. UiPath робот отримує структуровані дані від RaccoonDoc
4. UiPath робот автоматично зіставляє дані з замовленнями в SAP
5. UiPath робот створює документи в SAP MM (MIGO/MIRO)
6. UiPath робот оновлює статуси в WMS та системах е-документообігу

Результати впровадження:

• Час обробки: 2 хвилини (20x прискорення)
• Точність розпізнавання RaccoonDoc: 98%+
• Економія: 3-6 FTE
• ROI: 4-6 місяців

Кейс №2. Обробка повернень (reverse logistics)

Проблематика:

Ручна звірка актів повернення займає 20+ хвилин, високий рівень помилок при введенні даних.

Як працює робот:

1. RaccoonDoc розпізнає акти повернення та витягує всі SKU, кількості, причини
2. UiPath робот забирає дані з RaccoonDoc через API
3. UiPath робот виконує звірку з WMS та початковими замовленнями
4. UiPath робот класифікує причини повернення за бізнес-логікою
5. UiPath робот створює Debit Memo/Credit Note в SAP
6. UiPath Orchestrator логує всі кроки для аудиту

Результати впровадження:

1. Швидкість обробки: 80% економія часу
2. Точність даних: 99%+ завдяки RaccoonDoc
3. Повна трасованість процесу в UiPath Orchestrator

Кейс №3. Управління запасами та інвентаризація

Проблематика:

Ручні зведення Excel ↔ SAP IM, помилки.

Як працює робот:

1. Мобільні сканери передають дані до UiPath робота
2. UiPath робот в режимі real-time звіряє з SAP IM
3. При виявленні розбіжностей UiPath робот створює завдання для RaccoonDoc
4. RaccoonDoc обробляє супровідні документи для з'ясування причин
5. UiPath робот автоматично формує інвентаризаційні документи (MI07)

Результат впровадження:

1. Інтеграція UiPath з мобільними пристроями: seamless
2. Швидкість реакції: real-time
3. Зниження shrinkage: 30%

Кейс №4. Обробка заявок на закупівлю → формування замовлень (P2P)

Проблематика:

Дублювання даних між порталами/Excel та SAP, довгі цикли узгоджень, низька прозорість статусів.

Як працює робот:

1. UiPath робот моніторить SharePoint/корпоративний портал
2. При появі заявки UiPath робот витягує всі дані
3. UiPath робот виконує всі перевірки (бюджет, дублікати, blacklist)
4. Якщо є скановані документи — RaccoonDoc їх обробляє
5. UiPath робот створює PO в SAP через BAPI
6. UiPath робот інтегрується з DocuSign для е-підпису
7. UiPath Orchestrator відстежує SLA та KPI процесу

Результат впровадження:

1. Повністю автоматизований процес в UiPath
2. 70% зниження ручних операцій
3. Централізований моніторинг через UiPath Orchestrator

Кейс №5. Оновлення прайс‑листів постачальників в ERP

Проблематика:

Сотні Excel’ів у різних форматах, 1–2 дні «цінового лагу», помилки в SAP призводять до неправильних цін на полиці.

Як працює робот:

1. UiPath робот збирає файли з email/SFTP
2. RaccoonDoc інтелектуально розпізнає структуру кожного файлу
3. RaccoonDoc нормалізує дані (валюти, одиниці виміру, SKU)
4. UiPath робот отримує уніфіковані дані від RaccoonDoc
5. UiPath робот виконує бізнес-правила та валідацію
6. UiPath робот завантажує в SAP через IDoc/BAPI
7. UiPath робот створює звіт про оновлення

Результат впровадження:

1. RaccoonDoc обробляє 95%+ форматів без налаштування
2. Ціновий лаг: 2 години замість 2 днів
3. Повна автоматизація в екосистемі UiPath

Кейс №6. Аналіз витрат і оптимізація закупівель

Проблематика:

Дані розкидані між SAP BW, WMS, касою, Excel; аналітики витрачають дні на підготовку звітів, а не на рекомендації.

Як працює робот:

1. UiPath роботи щоденно витягують дані з усіх систем
2. Якщо є PDF-звіти — RaccoonDoc конвертує їх в структуровані дані
   
3. UiPath робот виконує нормалізацію номенклатури
   
4. UiPath робот завантажує дані
5. UiPath робот запускає генерацію звітів

Результати впровадження:

• 2–3% економії COGS за рахунок своєчасних ретендерів і корекцій
• звіт готовий щодня о 9:00
• підвищена точність прогнозів.

Кейс №7. Моніторинг цін конкурентів та рекомендації по ціноутворенню

Проблематика:

Ручний скрейпінг 10–15 сайтів раз на тиждень → застарілі дані, немає динамічного ціноутворення.

Як працює робот:

1. UiPath роботи з Computer Vision обходять сайти конкурентів
2. Якщо є PDF-каталоги — RaccoonDoc їх обробляє
   
3. UiPath використовує AI для розпізнавання динамічного контенту
   
4. UiPath робот нормалізує та зберігає дані
   
5. ML‑модуль рекомендує нові роздрібні ціни з урахуванням маржі, еластичності та позиціонування.
   

Результати впровадження:

• Щоденний 360° view ринку
• +1–2 п.п. валової маржі за рахунок швидших і точніших рішень
• Мінімум ручної роботи.

Як вибирати процеси для роботизації

• Обсяг і повторюваність. Сотні/тисячі транзакцій на місяць.
• Є правила та регламент або його можна швидко описати.
  
• Вимірюваний KPI. Час, % помилок, SLA, FTE, штрафи.
  
• Міжсистемні «шви». Там, де закінчується SAP/WMS і починається Excel/пошта.
  
• Регуляторний тиск. Е‑ТТН, податкові накладні, звітність — ідеальні кандидати.
  

Висновок

RPA та IDP — це не «ще одна мода», а інструмент для операційного P&L‑ефекту вже в найближчі тижні. Рітейл із великою кількістю магазинів, складною логістикою та високими вимогами до швидкості товарообігу отримує миттєву віддачу від автоматизації: менше ручної роботи, менше помилок, швидше оприбуткування, прозоріше управління даними.

Хочете побачити, як це виглядатиме на ваших процесах? Наша команда готова продемонструвати можливості UiPath та RaccoonDoc на ваших реальних процесах та документах.