Дякуємо!
Ми зв'яжемося з вами якнайшвидше..
Документи постачальників без хаосу(Supplier Docs Hub для рітейлу)
Автоматизуємо обробку non-EDI документів постачальників у рітейлі. Рахунки, видаткові, акти, специфікації → ERP без ручного введення.
Закриваємо “хвіст” постачальників поза EDI та створюємо контрольований архів документів для звірок і внутрішнього контролю.
Чому це болить рітейлу вже сьогодні
Навіть якщо ваша мережа використовує EDI (Вчасно, EDIN або інші), частина постачальників продовжує надсилати документи поза EDI: у PDF, сканах, через email або месенджери. Саме цей “non-EDI потік” створює хаос у бухгалтерії й закупівлях, гальмує облік поставок і забирає час у команди.
Типові симптоми
● Рахунки/видаткові “гуляють” між поштою менеджерів і папками;● Бухгалтерія вручну шукає відповідний документ до замовлення;● Частина документів губиться або прикріплюється неправильно;● Витрати часу ростуть пропорційно кількості постачальників і SKU.
Що таке “Документи постачальників без хаосу”
Це спеціалізований модуль RaccoonDoc для рітейл мереж, який перетворює non-EDI документи постачальників у керований цифровий потік: Отримали документ → розпізнали → перевірили → прив’язали до поставки/замовлення → передали в ERP → зберегли в архіві.
Як це працює на практиці
1. Єдиний вхідний канал. Документи від non-EDI постачальників потрапляють у спільний шлюз (email, веб-завантаження, інтеграційні папки).2. Розпізнавання та класифікація. RaccoonDoc визначає тип документа: рахунок, видаткова, акт, специфікація, інші супровідні документи.3. Витяг ключових даних. Контрагент, номер, дата, сума, ПДВ, номенклатура (SKU), кількість.4. Автоматична прив’язка до бізнес-операції. Роботи знаходять відповідне замовлення/поставку/договір у вашій системі.5. Створення чернетки в ERP. Дані автоматично передаються в облік з мінімумом ручного втручання.6. Структурований архів. Документи отримують зрозумілі системні назви та зберігаються в правильній структурі.
Бізнес-результат для мережі
● Менше ручного введення первинки для non-EDI постачальників.● Швидше відображення поставок в обліку.● Менше помилок і “загублених документів”.● Прозорість у відносинах із постачальниками.● Єдиний контрольований архів документів для звірок і внутрішнього контролю.
Як це доповнює Вчасно та EDIN
Ми не замінюємо EDI. Ми закриваємо те, що EDI зазвичай не покриває:● дрібні, регіональні або “особливі” постачальники;● нестандартні документи;● перехідні періоди, коли постачальник ще не підключився або працює непослідовно.
Результат - EDI працює для “ідеальної” частини постачальників, а RaccoonDoc прибирає ручний хаос у “non-EDI хвості”.
Приберіть ручний хаос у non-EDI документах постачальників
Non-EDI документи постачальників
Це документи, які надходять не через EDI-провайдерів (Вчасно, EDIN), а у вигляді PDF, сканів або через email/месенджери.
Supplier Docs Hub
Це централізований цифровий потік отримання, розпізнавання, прив’язки та архівування документів постачальників.
Контроль цін та акцій постачальників
Автоматична перевірка рахунків і накладних постачальників по договорах, прайсах і промо-угодах.Ловить завищені ціни та “забуті” знижки. Контролює промо-умови по SKU і періодах. Захищає маржу до моменту оплати.
Чому це болить рітейлу вже сьогодні
У рітейл мережі одночасно діють десятки типів умов із постачальниками - базові ціни, промо-ціни, тимчасові знижки, ретро-бонуси, маркетингові активності.
У реальних документах часто трапляються відхилення:● “тихе” підвищення ціни;● не застосована узгоджена знижка;● неправильна промо-ціна в період акції;● документи по старому прайсу, який вже не діє;● помилки упаковок/одиниць виміру.
Як результат - непомітні втрати маржі, які накопичуються щодня.
Які документи та дані покриваємо
● Рахунки постачальників● Видаткові накладні● Акти● Специфікації (за потреби)● Договори, додатки, прайси, промо-угоди
Як це працює на практиці
1. Збираємо “правду умов”. Збираємо та структуруємо дані з договорів, прайсів, промо-угод, бонусних правил по постачальнику/категорії/SKU та періодах дії.2. Розпізнаємо документи постачальника. RaccoonDoc витягує SKU, кількість, ціни, знижки, суми, ПДВ, дати.3. Порівнюємо “як домовились” vs “як виставили”. Перевірка на рівні позицій (line items) і часових рамок акцій.4. Видаємо список винятків. Документи/позиції, які не можна оплачувати без звірки - завищені ціни, відсутні знижки, помилки промо, неактуальні прайси.
Що отримує бізнес
● Захист маржі до моменту оплати● Менше ручних звірок для категорійників і бухгалтерії● Прозора аналітика “де системно тече” - постачальники / категорії / SKU / типи промо● Сильніша позиція в переговорах із постачальниками
(не “відчуття”, а конкретні документи й цифри)
Як це доповнює Вчасно та EDIN
EDI забезпечує канал обміну документами. RaccoonDoc Price & Promo Guard додає контроль змісту - чи відповідають документи постачальника узгодженим умовам ціни та акцій.
Тобто, EDI доставляє, RaccoonDoc перевіряє.
Захистіть маржу до оплати
Контроль цін постачальників
Автоматична перевірка рахунків і видаткових накладних на відповідність договорам і прайс-листам
Контроль промо та акцій
Перевірка коректності промо-цін і знижок по SKU у визначені періоди акцій.
Price & Promo Guard
Модуль для продуктових мереж, що захищає маржу, виявляючи розбіжності в цінах, знижках і бонусах до моменту оплати.
Часті питання
Які процеси у FMCG-мережі RaccoonDoc автоматизує в першу чергу?
RaccoonDoc для рітейлу (FMCG) найшвидше дає ефект у процесах, де найбільше документів і ручної рутини: обробка первинних документів від постачальників, робота з документами поза EDI та ЕДО, контроль комерційних умов, а також підготовка структурованого архіву для фінансів і закупівель.
Чим RaccoonDoc корисний, якщо в мережі вже впроваджено EDI (Вчасно, EDIN тощо)?
Навіть із впровадженим EDI та ЕДО в кожній рітейл мережі залишається "хвіст" документів від постачальників поза EDI. RaccoonDoc автоматизує саме цей потік: збирає non-EDI документи, розпізнає їх, прив’язує до поставок і допомагає зменшити ручне внесення первинки без заміни ваших EDI-рішень.
Які типи документів постачальників ми можемо обробляти та прив’язувати до поставок у вашій системі?
Ми обробляємо ключові типи первинних документів у FMCG-рітейлі: рахунки, видаткові накладні, акти, специфікації та інші супровідні документи. RaccoonDoc витягує реквізити, нормалізує дані і допомагає прив’язати документи до замовлень, поставок і договорів у вашій ERP.
Як RaccoonDoc допомагає контролювати ціни, акції, знижки та бонуси постачальників?
RaccoonDoc може автоматично перевіряти рахунки й видаткові накладні постачальників на відповідність узгодженим прайсам, договорам та промо-умовам. Система підсвічує розбіжності по SKU, періодах акцій і знижках, щоб рітейл-мережа не втрачала маржу та виявляла проблеми ще до оплати.
Які інтеграції доступні для рітейлу (SAP, BAS/1C, D365, EDI, пошта, файлові архіви)?
RaccoonDoc інтегрується з типовими системами рітейлу: SAP, BAS/1C, Microsoft Dynamics 365, EDI-провайдерами, електронною поштою та файловими архівами. Це дозволяє будувати єдиний потік документів постачальників і автоматизувати облік без перебудови вашої ІТ-архітектури.
Скільки часу зазвичай займає проект і що потрібно від команди клієнта?
Зазвичай, проект для рітейл-мережі триває 6 - 8 тижнів залежно від сценарію. Від команди клієнта потрібні приклади документів, коротке узгодження правил обробки та доступ до тестового контуру або погодженого способу інтеграції. Ми беремо на себе основну технічну та методичну частину.
Які KPI ми можемо зафіксувати для оцінки ефекту в рітейлі?
Для рітейлу найчастіше фіксуємо: частку автоматично обробленої первинки, скорочення часу на обробку документів постачальників, зменшення ручного внесення даних, кількість виявлених розбіжностей у цінах/акціях та швидкість формування структурованого архіву. Це дає зрозумілий ROI для фінансів і закупівель.
Як RaccoonDoc забезпечує безпеку даних і контроль доступу для мереж з великою кількістю користувачів?
RaccoonDoc підтримує рольову модель доступу, розмежування прав між підрозділами та аудит дій користувачів. Це важливо для великих FMCG-мереж, де з документами працюють фінанси, закупівлі, логістика та регіональні команди. Ми допомагаємо налаштувати безпечну модель роботи під вашу організаційну структуру.